Тайм-менеджмент — что это простыми словами + 7 правил

Содержание
  1. Тайм-менеджмент — что это простыми словами
  2. Управление временем
  3. Грамотное планирование
  4. Распределение ресурсов
  5. Сервисы по планированию времени
  6. Неординарные приемы и рекомендации тайм-менеджмента
  7. «Съедайте лягушку на завтрак»
  8. «Бифштекс из слона»
  9. Научитесь говорить «нет»
  10. Стремитесь к автоматизации и упрощению своей деятельности
  11. Факт
  12. 7 правил тайм-менеджмента
  13. Правило 1 — Цель должна быть реальной и должна «заряжать»
  14. Правило 2 — Ставить цель по системе SMART
  15. Правило 3 — Деньги не могут быть целью
  16. Правило 4 — Используйте матрицу Эйзенхауэра
  17. Правило 5 — Принцип равномерного распределения
  18. Правило 6 — Используйте метод Помодоро (помидора)
  19. Правило 7 — Действуйте прямо сейчас
  20. 2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения
  21. Миф 1. Никто не может управлять временем
  22. Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее
  23. Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора
  24. Пример
  25. Тайм менеджмент и лягушка
  26. Как этому научиться?
  27. 10 простых шагов в освоении теории тайм-менеджмента
  28. Шаг 1 — Принять решение
  29. Шаг 2 — Приоритизируйте ежедневные дела
  30. Шаг 3 — Сложные задачи решайте обособленно
  31. Шаг 4 — Организуйте порядок во всём
  32. Шаг 5 — Продуктивно используйте время
  33. Шаг 6 — Поддерживайте жизненный баланс
  34. Шаг 7 — Совершенствуйтесь в решении задач
  35. Шаг 8 — Планируйте каждый день
  36. Шаг 9 — Будьте максимально энергичным
  37. Шаг 10 — Обнуляйтесь каждый год
  38. Главные принципы эффективного управления временем
  39. Целеполагание
  40. Расстановка приоритетов
  41. Планирование
  42. Лучшие методы тайм-менеджмента
  43. 1. Подготовка с вечера
  44. 2. Хотя бы N минут
  45. 3. Дедлайны
  46. 4. Поедание «лягушки»
  47. 5. Мелкие задачи
  48. 6. Автофокус
  49. 7. Сделайте это завтра
  50. 8. Деление большой задачи
  51. 9. Одна задача в один промежуток времени
  52. 10. Методы фиксированного времени
  53. 11. Принцип девяти дел
  54. 12. Канбан
  55. 13. Хронометраж
  56. 14. Матрица Эйзенхауэра
  57. 15. Тайм-менеджмент по хронотипу
  58. Почему техники тайм-менеджмента не работают
  59. Цели и задачи тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент — что это простыми словами

Тайм-менеджмент — это управление своим временем, грамотное планирование и эффективное распределение ваших ресурсов.

Следовательно, сочетание этих компонентов приводит к достижению поставленных целей.

А теперь разберемся со всем по порядку.

Управление временем

Для достижения максимальной эффективности необходимо понимать, сколько времени можно и нужно уделять выполнению поставленных на работе задач. Сколько времени вам нужно проводить с семьей. А сколько времени можно высвободить для себя и своих увлечений. А также выясните, не занимаетесь ли вы бесполезным занятием, которое отнимает большую часть вашего времени.

Грамотное планирование

Это залог успешного достижения. Чтобы правильно спланировать свой день, месяц, год, необходимо знать несколько простых правил, о которых мы поговорим чуть позже. Планирование гарантирует, что мы со временем продвинемся к нашей цели.

тайм-менеджмент, что это такое

Распределение ресурсов

Здоровье, энергия и мотивация — важные составляющие для эффективного проведения времени и улучшения качества жизни. Наши жизненно важные ресурсы не безграничны, и главная задача — научиться их правильно хранить и распределять.

Сервисы по планированию времени

Перейдем к приложениям и сервисам, которые адаптируются к жизни, планированию и управлению временем.

  1. Ясно — приложения для операционной системы iOS. Он позволяет вам вести списки дел, расставлять приоритеты задач или тем, группировать их, планировать их поэтапно и так далее. Преимущество этой программы — удобный интерфейс и простота использования.
  2. Trello — это приложение, которое помогает вам планировать и отслеживать выполненные задачи. Музыка в этой программе снижает уровень стресса и настраивает на продуктивность. Прежде чем приступить к работе в приложении, необходимо провести опрос, чтобы программа соответствовала вашему типу мышления: логическому или абстрактному.
  3. Сектограф — это Android-приложение, которое представляет ежедневный список дел в виде диаграммы, это удобно и наглядно, потому что человек лучше усваивает визуальную информацию. Разные активности отмечены разными цветами, пользователь может отсчитывать время до конца активности.
  4. Workflow — красочная программа с интуитивно понятным интерфейсом. Вы можете создавать ярлыки на рабочем столе в качестве напоминаний или заметок. Доступно для операционной системы iOS.
  5. Clara — это программа, которая помогает вам планировать и координировать встречи, переговоры и другие вопросы.
  6. Nirvana — полезный сервис управления временем. Программа помогает избавиться от ненужного хранилища, следит за выполнением задач и запоминает грядущие события.

Неординарные приемы и рекомендации тайм-менеджмента

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы ваши мысли не вернулись к задаче, которую вы не хотите делать или не любите, начните с нее свой день. Это освободит вас от эмоционального стресса и бремени, которые вы должны были нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой нужно выполнить множество действий, разделите эту работу на части. Слона не лепите, разрежьте на части. Это облегчит вам начало реализации бизнеса. И такой подход тоже способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Тайм-менеджмент учит не делать как можно больше, а успевать делать то, что нужно. Скажите нет бесполезным вещам, ребята. Не становитесь инструментом для кого-либо для достижения своих целей. Сосредоточьтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и упрощению своей деятельности

Делайте то же, что и ниже, по мере того, как ваш мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И каждый раз он сталкивается с ними быстрее.

Слушайте свои биологические ритмы. Работайте в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. Когда вы менее активны, дайте себе немного отдохнуть. Слушайте потребности своего тела. Иногда достаточно 15-минутного перерыва, чтобы открыть «второе дыхание».

Факт

История появления тайм-менеджмента началась около 2000 лет назад. Римский мыслитель Лучио Аннео Сенека предложил разделить время на:

  • сделано выгодно;
  • с удовольствием;
  • без пользы и без удовольствия.

Именно Сенека первым предложил записать все необходимые дела на бумаге. Затем он проанализировал полезность дня и оценил, насколько он занят полезными и продуктивными делами.

7 правил тайм-менеджмента

Чтобы добиться желаемого, вам нужно следовать ряду простых правил.

Правило 1 — Цель должна быть реальной и должна «заряжать»

Во-первых, цель должна исходить именно из ваших желаний, а не навязываться обществом или семьей. Только в этом случае он будет взиматься. Должно быть четкое представление о том, почему этого нужно достичь. Как изменится ваша жизнь, когда вы ее достигнете.

Во-вторых, цель должна быть реалистичной. Если вы теперь продавец в магазине и мечтаете о своей машине Porche, вы, скорее всего, не станете ничего делать для этого по двум причинам:

  • Вам кажется, что это не для вас и у вас этого никогда не будет (даже если вы каждый день просматриваете и развешиваете всю квартиру фотографиями с дорогой машиной, увы, ничего не будет).
  • Это слишком далекая цель. Если учесть, что на свой доход вы сможете купить такую ​​машину через 50-60 лет, мотивация сразу пропадет, потому что цель очень далека от настоящего времени.

Правило 2 — Ставить цель по системе SMART

S — специфический

Цель должна быть ясна в отношении того, что вы в итоге получите. Одна цель, один результат.

M — измеримый

У мишени должна быть своя единица измерения. То есть мера, которая поможет понять, что цель достигнута на 100%.

A — достижимый или достижимый

Вы должны понимать, что поставленная цель в ваших силах и что у вас достаточно знаний, навыков, опыта, ресурсов для достижения этой цели в установленные сроки.

R — Актуально

важно понимать, как изменится ваша жизнь, когда ваша цель будет достигнута. Кем вы станете, какая у вас будет среда, ваши доходы и уровень жизни.

T — Срок

Ограниченная по времени цель дает вам больше контроля над ее прогрессом. Это также позволяет понять, насколько вы эффективны в достижении цели.

Правило 3 — Деньги не могут быть целью

Вы не должны нацеливаться на деньги. Деньги — это не цель, это ресурсы, которые мы используем для достижения цели.

Неправильная цель: хочу сэкономить 3 000 000 рублей.

Правильная цель: хочу BMW X6 (и здесь вы уже имеете в виду сумму, необходимую для покупки этой машины).

Правило 4 — Используйте матрицу Эйзенхауэра

Главный навык высокоэффективных людей — правильное распределение своих ресурсов. А для этого нужно четко спланировать свой день и распределить все по 4 группам:

  • Важные и актуальные вопросы — это те вопросы, которые внесут существенный вклад в достижение главной цели.
  • Важные и несрочные: задачи, которые имеют высокий потенциал, но не имеют срочности.
  • Срочно и неважно — не рекомендуется тратить на такие дела много времени. Поскольку их реализация не имеет веса в достижении цели.
  • Неважные и несрочные дела, которые крадут наше время. Чаще всего такие дела можно делегировать.

Правило 5 — Принцип равномерного распределения

Научитесь равномерно распределять нагрузку. То есть лучше каждый день делать понемногу, чем раз в неделю, но много.

Во-первых, это формирует привычку и дисциплинирует.

Во-вторых, у вас больше шансов выполнить небольшое задание, которое займет 20 минут, чем большое за 3-4 часа.

В-третьих, при выполнении небольшого задания мозг всегда будет работать на все 100%. При выполнении важной задачи мозг теряет концентрацию и становится перегруженным.

Правило 6 — Используйте метод Помодоро (помидора)

Если вам трудно сесть для выполнения задания, воспользуйтесь методом «Помидор» (обычно называемым «Помидор»). Суть метода — поработать 25 минут, ни на что не отвлекаясь, затем отдохнуть 3-5 минут и снова начать занятие. После 4 подходов сделайте длительный 20-минутный перерыв.

Правило 7 — Действуйте прямо сейчас

Вам не нужно ждать подходящего времени, потому что оно НИКОГДА не наступит. Если вы уже начали откладывать выполнение каких-либо действий, вы отложите их на неопределенный срок. Единственный способ разорвать этот порочный круг — сразу начать действовать. Делай, анализируй, улучшайся! Пусть это будет вашим девизом.

2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения

Существует ряд социальных стереотипов и заблуждений о тайм-менеджменте.

Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России эта дисциплина малоэффективна в силу особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.

Миф 1. Никто не может управлять временем

Заявление правильное по форме, но неверное по содержанию. Тайм-менеджмент действительно невозможен (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не может замедлить его объективный курс, ускорить или остановить его даже на мгновение.

С другой стороны, человек может делать следующее: управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заботиться об определении приоритетов. Это то, о чем говорят профессионалы в области тайм-менеджмента: управление своей жизнью.

Разумный и прагматичный подход к своим действиям — это тайм-менеджмент: вы удивитесь, сколько минут и часов освободится, когда вы начнете действовать более осознанно и осознанно.

Помните, что все успешные люди, независимо от рода занятий, планируют свой бизнес и действуют с максимальной продуктивностью. При этом они работают как нормальные люди, но им всегда удается сделать больше.

Их секрет в том, что за единицу времени они могут делать больше вещей, что в конечном итоге влияет на результаты их жизни.

Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее

Упорный труд и усталость, пренебрежение отдыхом — прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к сокращению объемов работ за счет повышения эффективности. Как это сделать? Словом, действовать строго по плану и уметь отделить второстепенное от основного.

Эффективное использование методов тайм-менеджмента не означает, что нужно делать больше или повышать производительность за счет скорости.

Речь идет о повышении личной производительности за счет устранения ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».

В категорию хронофагов входят сотни незначительных и мелких вещей, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их удобстве: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в социальных сетях, разговоры с бессмысленными коллегами.

Приверженность человека занятиям, которые отвлекают от основной задачи, отчасти объясняется прокрастинацией: желанием отложить важные и необходимые события «до лучших времен.

Однако если вы откажетесь от рефлексии и признаете важность и значимость для себя текущих задач, у вас не будет ни сил, ни желания отвлекаться на посторонние дела.

Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора

Люди боятся превращаться в роботов, но на самом деле они уже роботы, а также рабы собственных психоэмоциональных привычек и моделей поведения.

Тайм-менеджмент не ограничивает нашу свободу, а скорее создает ее.

Тайм-менеджмент необходим не только сотрудникам, руководителям и менеджерам: управление главным ресурсом в жизни — своим временем — необходимо всем, кто относится к себе ответственно и серьезно.

Практическим критерием необходимости реализации принципов тайм-менеджмента в жизни является наличие в плане на текущий день 4 и более дел (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно деловым людям, художникам-фрилансерам и домохозяйкам.

Пример

Если вам нужно завершить рабочий проект, поговорить с начальником, сходить после работы в мастерскую по ремонту телефонов и, наконец, забрать ребенка из детского сада, тогда разумное планирование времени — ваша абсолютная необходимость.

Планирование и распределение ресурсов помогает быстрее достичь важных целей и высвободить время для отдыха, восстановления и общения с друзьями и семьей. Контроль времени позволяет получать результаты быстрее и с меньшими затратами.

Что касается жизни по расписанию, то разумная организация труда и отдыха еще никому не помешала. И в каждой работе всегда есть место для спонтанности и творчества (если таковые имеются.

Тайм менеджмент и лягушка

Есть такая притча: «Если тебе нужно утром съесть живую лягушку, утешает то, что это худшее, что может случиться с тобой за весь день».

Лягушка — самое отвратительное, самое большое и в то же время самое важное, что приблизит вас к вашей главной цели. Это то, что вы бы с радостью отложили на завтра, послезавтра, в следующем месяце и т.д. И всякий раз, когда вы вспоминаете, что еще не выполнили эту работу, вам будет так плохо внутри и так неудобно.

Вы должны научиться делать это НЕМЕДЛЕННО. Например, возьмите за правило начинать день с лягушки».

тайм-менеджмент, что это такое

Планируйте свой день так, чтобы самые важные и важные дела происходили в первой половине дня. Старайтесь есть лягушку каждый день, пока это не войдет в привычку.

Чем полезна съеденная лягушка?

Во-первых, освободите свой разум от навязчивых воспоминаний о неприятных вещах.

Во-вторых, совершив самые смелые действия, вы почувствуете прилив энергии, гордости и уверенности в себе и своих силах.

В-третьих, вы увидите свой прогресс с каждой съеденной лягушкой. Вы станете более эффективным и продуктивным.

Как этому научиться?

Не секрет, что у всех нас от рождения разный набор способностей и предрасположенностей. Но у всех, конечно, есть эти навыки и предрасположенности по-разному, и хотя некоторые люди изначально склонны эффективно управлять своим временем, другим необходимо развивать и оттачивать этот навык. В любом случае это можно сделать. И еще раз хорошие новости: ВЫ МОЖЕТЕ СДЕЛАТЬ САМ, например, не прибегая к курсам обучения в специализированных институтах или покупая дорогостоящие учебные курсы. Кроме того, совсем не обязательно иметь особый талант или гений, вы можете просто пройти онлайн-курс обучения, введение, которое вы сейчас читаете.

При прохождении этого курса следует учитывать два важных момента. Это:

Теоретической основой является информация, которую вы можете получить из предлагаемых нами уроков.

Практическое мастерство: практикуйте то, что вы изучаете, в своей повседневной жизни.

Основываясь на этих важных моментах, мы разработали этот тренинг. Каждое занятие составлено таким образом, чтобы можно было усвоить теоретический материал, изложено интересным и полностью понятным языком и доступно любому человеку. А также чтобы у вас была мотивация и возможность применить все, что вы узнали, не дожидаясь подходящего момента, а просто «здесь и сейчас». Все, что вам нужно, это желание освоить новый навык и немного свободного времени, которое вам нужно будет найти для этого, в чем мы, конечно же, не сомневаемся.

10 простых шагов в освоении теории тайм-менеджмента

Эти шаги являются основой тайм-менеджмента. Приняв их в своей жизни и научившись правильно ими пользоваться, вы наконец оторветесь от земли и начнете действовать.

Шаг 1 — Принять решение

Здесь и сейчас вы должны принять решение и взять на себя ответственность за это решение. «Хочу похудеть» — почему? За что? Какая будет польза? Какими методами вы это сделаете? Вам это действительно нужно?

Шаг 2 — Приоритизируйте ежедневные дела

Распределите все свои дела по важности, используя, например, метод ABCD.

А — очень важные дела, которые нужно сделать

Б — требуют реализации, имеют краткосрочные и незначительные последствия

Б — неплохо было бы сделать, но без последствий

G- вещи, которые можно и нужно делегировать

D — незначительные проблемы, если их удалить, ничего не произойдет

Шаг 3 — Сложные задачи решайте обособленно

Сосредоточьтесь на чем-то одном и не отвлекайтесь, пока не закончите. Это поможет сократить время его выполнения на 80%. Именно сосредоточенность и сосредоточенность помогут достичь высокой производительности и довести дело до конца.

Шаг 4 — Организуйте порядок во всём

рабочее место, декор для дома, мобильное устройство — везде должен быть порядок. Таким образом, вы экономите время на поиске того, что вам нужно.

Шаг 5 — Продуктивно используйте время

В пути, онлайн или во время процедур — например, вы можете слушать аудиокниги или смотреть полезные программы.

Сотрудники Университета Южной Каролины пришли к выводу, что если слушать аудиопрограммы за рулем, можно получить образование, равное полноценному курсу в колледже.

Шаг 6 — Поддерживайте жизненный баланс

Большое значение имеют количество времени, проведенное дома, и качество времени на работе. Не забывайте, что мы работаем, чтобы обезопасить свою жизнь, здоровье, семью, а не работать.

Шаг 7 — Совершенствуйтесь в решении задач

Чем лучше вы научитесь выполнять основные действия, а тем более, если они ежедневные, тем меньше времени вы будете на них тратить.

Шаг 8 — Планируйте каждый день

Рекомендуется планировать каждую ночь. Так что наш мозг на подсознательном уровне уже во сне начнет обрабатывать и выполнять эти задачи.

Шаг 9 — Будьте максимально энергичным

необходимо удалить все каналы, по которым без надобности течет ваша энергия. Успешные люди обладают огромным зарядом энергии и умеют удерживать ее надолго. Для этого необходимо помнить три ключевых фактора: ДИЕТА, УПРАЖНЕНИЕ, ОТДЫХ.

Шаг 10 — Обнуляйтесь каждый год

Раз в год останавливайтесь и пересматривайте все свои сделки и цели. Цели по-прежнему актуальны для вас? Вам нравится то, что вы делаете на пути к своей цели?

Главные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент основан на трех китах: постановка целей, расстановка приоритетов и планирование. Давайте посмотрим, как каждый компонент помогает нам управлять своим временем.

Целеполагание

Правильная постановка целей может сэкономить вам много времени с самого начала. Смотрите им в лицо, иначе вы будете постоянно отсчитывать время.

У вас должны быть глобальные цели, которых вы хотите достичь, и промежуточные действия для их достижения.

Например, вы решили начать изучать английский и перейти на средний уровень с элементарного за один год. Вам нужно будет разбить эту цель на более мелкие задачи, чтобы было проще и удобнее взаимодействовать с ними. А именно: выучить английский 10 раз, выучить 2500 словарных слов, научиться правильно выражать и понимать чужую речь.

Для постановки этих задач в тайм-менеджменте используется принцип SMART.

Исходя из этого принципа, каждое действие должно быть проверено по пяти критериям:

  1. Спецификация не должна содержать общих и расплывчатых формулировок, таких как «многие», «лучшие», «другие». Все, что можно выразить в числовом эквиваленте, должно быть выражено в нем. Например, «выучите 500 новых слов» вместо «увеличьте словарный запас”.
  2. Измеримость У вас должны быть четкие критерии, по которым вы будете знать, что выполнили задачу. И снова вам на помощь придут числа и другие объективные показатели.
  3. Доступный. Задача должна быть реалистичной. Пример нереальной задачи — сбросить 30 кг за неделю.
  4. Адекватность поставленной цели (Актуально). Вы должны убедиться, что бизнес действительно приближается к достижению глобальной цели. Например, задача «пройти курсы повышения квалификации» соответствует цели «начать зарабатывать на 30% больше», а задача «начать тренировки в тренажерном зале» — нет или очень косвенно.
  5. Ограничено по времени. Вам необходимо определить четкие временные рамки для каждого вида деятельности. В противном случае они могут навсегда остаться недовольными.

Расстановка приоритетов

Теперь, когда мы определились с конкретными целями, нам нужно научиться ранжировать их по важности. Целей может быть много: одни важнее, другие меньше, а третьи довольно незначительны. Если запускать их хаотично, может просто не хватить времени на что-то важное.

Самый простой метод определения приоритетов на каждый день называется методом ABC. Суть его в том, что вы составляете ежедневный список занятий в порядке убывания их важности, от самых важных до самых второстепенных. И вы пытаетесь делать это в таком же порядке. Так вы точно не пропустите ничего важного.

Первая задача в списке обычно занимает больше всего времени. Как бы ни было соблазнительно отложить это на потом, вы не можете этого сделать. У вас может просто не хватить сил на это после выполнения всех остальных заданий.

Если эта задача останется невыполненной, общий итог дня будет неудовлетворительным, даже если все остальное будет сделано. Но если вы сделаете это в первую очередь, вы сразу почувствуете свободу и прилив сил заниматься меньшими делами.

Это правило сформулировал Брайан Трейси, автор бестселлеров по психологии успеха. Это называется «Съешь лягушку на завтрак». «Лягушка» в данном случае — самая долгая и сложная задача на текущий день.

Метод ABCD подходит не для всех случаев. Представьте, что у вас в доме лопается труба и вам нужно срочно устранить эту проблему. Хотя этот вопрос не так важен с точки зрения ваших общих целей, откладывать его на потом не получится.

Здесь вам на помощь может прийти Матрица Эйзенхауэра, названная в честь президента США. С его помощью задачи классифицируются не только по важности, но и по срочности. В результате получается 4 категории оборотных средств:

  1. Важно и срочно: дела, которые нужно сделать в первую очередь. К ним относятся горячие проекты на работе, экзамены, плановая и неотложная помощь.
  2. Неважные и срочные: категория дел, которые не подходят к вашей цели, но должны быть выполнены вовремя. Наш пример трубы отсюда. По возможности лучше делегировать эти вопросы.
  3. Важно и не срочно: мероприятия, направленные на улучшение вашего будущего. Это включает в себя изучение чего-то нового, личное развитие, планирование.
  4. Неважно и не срочно: болтать с друзьями, бродить по Интернету, играть на компьютере. Не следует полностью исключать эту категорию из жизни, просто не думайте об этом, пока не выполните все действия из первых трех категорий.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование

Мы определили цели и приоритеты. Теперь нам не составит труда научиться эффективно планировать. Для продуктивной жизни вам понадобятся как долгосрочные планы, так и планы на каждый день. Давайте сначала займемся долгосрочными.

Сегодня мы уже съели «лягушек», пришло время и для «слонов». «Слон» в тайм-менеджменте относится к большой задаче, которую нельзя выполнить прыжком. Из них формируются долгосрочные планы.

Например, сделать ремонт к Новому году, похудеть к лету, откладывать на новую машину.

Что с ними делать? Очевидно, «есть слон» нужно не целиком, а путем разделения его на части. Каждый день маленький кусочек — и вскоре мокрых пятен не останется.

Рассмотрим уже знакомый нам пример. Помните, как мы разделили нашу цель «достичь среднего уровня владения английским языком за год» на несколько заданий, одно из которых было «увеличить наш словарный запас до 2500 слов»? Разобьем его на мелкие кусочки, чтобы он нам не выглядел так страшно.

Наш текущий уровень — элементарный, что составляет около 1000 словарных слов. Это означает, что нам нужно выучить около 1500 слов (2500 минус 1000). Мы намерены делать это каждый день. Делим количество слов на количество дней в году — получается примерно 4 слова в день, надо научиться справляться с задачей. Теперь мы можем безопасно добавить этот пункт в наше ежедневное расписание.

Тайм-менеджмент и планирование неразделимы

С краткосрочными планами все намного проще. Помните, мы смотрели на матрицу Эйзенхауэра? Стивен Кови, автор книги «7 навыков высокоэффективных людей», рекомендует писать ее перед началом каждой недели. По его мнению, 7 дней — идеальные временные рамки для краткосрочного планирования. Распределите все мероприятия по дням недели в следующем порядке:

  • важные и срочные;
  • неважно и срочно;
  • важно и не срочно;
  • не важно и не срочно (если на них есть время).

Выбирая время для каждого занятия, используйте уже известный метод «поедания лягушек”.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Вечерняя подготовка подходит для тех, кому трудно встать рано утром — совет психолога Ника Вигнала 1. В конце рабочего дня запишите работу и личные дела на завтра. Это поможет вам заранее рассчитать свою нагрузку и распределить задачи без утренней суеты. Вы можете подготовить план занятий, рабочую одежду или пообедать вечером, если вы работаете вне дома.

План мероприятий на завтра можно оформить в бумажном блокноте или в приложении
План мероприятий на завтра можно оформить в бумажном блокноте или в приложении

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией, откладывая задачи «на потом», даже если они важные или срочные. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать с нескольких минут на задание — пяти или десяти. По словам Юлии Мюллер, профессора Лейпцигского университета, это оставляет человеку право изменить свое мнение и усиливает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его заставляют делать то, чего он совсем не хочет 2, поэтому ему легче работать дальше.

Фото: тренды РБК
Социальная экономика решает проблему прокрастинации, суеты и суеты — время подкаста, чтобы бросить курить

3. Дедлайны

Установите четкие дедлайны — дедлайны. Четкие временные рамки побуждают вас работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи из Массачусетского технологического института обнаружили, что добровольно установленные дедлайны также помогают сдвинуть дело с мертвой точки 3. При этом такие дедлайны работают хуже, чем внешние дедлайны, установленные начальником или конкурсной комиссией. В личных вопросах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает есть лягушку каждое утро 4, выполняя сначала более сложную и неприятную задачу. Утром мозг менее загружен информацией, поэтому вам будет легче справиться с непростой задачей. После такого задания все остальные будут казаться ничтожными и еще будут иметь силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Выполняйте небольшие задания — на 1-2 минуты — раньше, по возможности в то же время. Например, проверяйте почту и оборудование, отправляйте запросы или раздайте задания. Это правило взято из метода бизнес-тренера Дэвида Аллена «Getting Things Done» (GTD) 5.

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подходит людям, которые часто работают над задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа диктуют обязанность выбирать дело, и это чувство долга ведет к отказу. Автор метода Марк Форстер считает 6, что сначала нужно записать все случаи в единый список, а затем медленно читать его, пока не захочешь остановиться на проблеме. Не имеет значения объем задания, важнее желание сделать это прямо сейчас. Если вы смогли выполнить задание сегодня, отмените его. Если не помогло, переместите его в конец списка и прочтите еще раз.

7. Сделайте это завтра

Автор «Сделай завтра» 7 Марк Форстер советует не браться за срочные дела сразу, а отложить их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. Вы не можете добавить новую задачу в закрытый список, но вы можете добавить ее в список на следующий день. Такой подход помогает сосредоточиться на текущих делах и выполнять только свою работу.

Форстер различает «мою настоящую работу» и «быть занятым». Настоящая работа помогает вам продвигаться по бизнесу или профессии. Здесь вы в полной мере примените свои навыки и знания. Почаще выходите из зоны комфорта, делая то, чего никогда раньше не делали. Работа действительно тяжелая, и эта работа может вызвать некоторое сопротивление.

Обязательство приходит, когда вы откладываете реальную работу на небольшие задачи. Активность — это не то же самое, что действие. Если работа кажется перегруженной, но не кажется сложной, скорее всего, она занята. Настоящая работа может быть трудной, но она не заставляет вас чувствовать себя белкой в ​​колесе».


8. Деление большой задачи

Этот прием еще называют салями или грызть слона. Глобальная проблема может быть устрашающей с точки зрения объема. Для его начала следует разбить большую задачу на маленькие шаги, разложить. Например, «начать новый проект» звучит громко и переполняет ответственность. Но когда появляются конкретные шаги, становится проще: «начать поиск аудитории» → «поговорить с Сашей о пунктах анализа» → «изучить результаты» → «подготовить модель по результатам исследования». Задача «завалена» деталями и больше не кажется невыполнимой.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальной работе не работает. В 2009 году исследователи Стэнфордского университета провели эксперимент 8. Они обнаружили, что, когда человек одновременно занимается несколькими интеллектуальными делами, например, читает и разговаривает по телефону, хуже запоминается и содержание разговора, и чтение. В то же время он не может определить, какая информация была важной, а какая могла быть опущена. Если человек работает только над одним делом, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда входят методы таймера. Привыкание к работе с таймером поможет вам понять ценность своего времени, стать более продуктивным, научиться управлять ожиданиями, проявить силу воли и предотвратить выгорание.

Томатная техника. Томатный метод — это «25-минутная система» Франческо Чирилло. «Помидор» — это 30-минутный временной интервал: 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, сделаете пятиминутный перерыв, затем вернетесь к работе. Каждые четыре повторения — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «томатный», потому что Франческо Чирилло впервые применил небольшой кухонный таймер в форме помидора.

Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так
Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com)

Метод Тони Шварца «90 на 30» и метод «52 на 17», появившийся в результате исследования «Муза», построены на аналогичном принципе. Первое значение — это время в минутах, которое вы должны посвятить работе, второе — время на перерыв.

Можно сказать, что это изменение сроков, но они сильно ограничивают время на саму работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгрузить мозг», переключить занятия и отвлечься.

Если вы хотите опробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только рабочие интервалы, но и периоды отдыха. Чтобы методы сработали, важно отдохнуть и вернуться к задаче в назначенное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. По принципу в течение дня необходимо «закрыть» одну большую задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят такие вещи, как подготовка к встрече с потенциальными клиентами, а действия проще, например, покупка еды для домашнего животного. Так домашние дела не уходят из поля зрения и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариантом этого метода является «Принцип трех вещей» Криса Бейли. Этот метод поможет тем, кто легко входит в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По словам Бейли, вам нужно выполнять три дела в день, которые приблизят вас к достижению вашей общей цели. Например, выполнение упражнений по грамматике английского языка в течение одного часа в день или подача заявки на стипендию, если вашей общей целью является обучение за границей.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы для распределения рабочей нагрузки между людьми и своевременного выполнения работы. Метод помогает увидеть нарастающий темп работы и ничего не забыть.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами: «Дело», «Выполняется» и «Готово». Но столбцов может быть несколько, например, в зависимости от количества этапов вашего проекта или производства, и их названия также могут меняться по усмотрению компании.

По умолчанию все дела помещаются в первый столбец в отдельной строке или на отдельной наклейке или карточке. Затем они перетаскиваются из одного в другой, пока не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» вы можете легко отслеживать прогресс как отдельного человека, так и всей команды.

Фотография: Shutterstock
Экономика образования Что такое Канбан и как не похоронить проект Trello

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что планирование основано на понимании того, где время тратится эффективно, а где нет. Архангельский предлагает планирование в три этапа.

  • Совершить. В течение нескольких недель, раз в один-два часа, он записывает выполненные задачи и время, затраченное на их выполнение. Дела можно опустить на две-три минуты. Цель стажировки — фиксация, наблюдение за собой третьими лицами.
  • Считаю это важным. По прошествии этих недель запишите в ту же тетрадь, когда время было потрачено с пользой, когда задачу можно было выполнить быстрее, а когда время было потрачено впустую.
  • Планировать. Настройте свой график и рабочий процесс на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения бизнеса и расстановки приоритетов, изобретенная 34-м президентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром в середине 20 века. Все текущие и будущие дела классифицируются по четырем матричным категориям в зависимости от срочности и важности. Матрицу сложно использовать постоянно, но вы можете периодически возвращаться к ней, если она перегружена работой и домашними делами. Вот как им пользоваться.

Матрица Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра

  • это важно и срочно. Это задачи со сроками. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные электронные письма, забрать детей из школы. Если их не проводить, это чревато неприятными последствиями.
  • Важно и не срочно: спланировать. Это сроки, в которые вам нужно развиваться. Например, сходите в спортзал, изучите иностранный язык, посетите сеанс нетворкинга. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не пропустить.
  • Неважно и срочно — делегат. Распорядок, не требующий особых навыков. Например, публикация сообщений в блогах, приготовление еды, рассылка информационных бюллетеней коллегам, стирка одежды. Эти задачи нужно делегировать, чтобы высвободить время для важных и срочных.
  • Не важно и не срочно — удаляем. Это занятия, которые бесполезны в работе и не помогают достичь цели. Например, просмотр каналов социальных сетей, видеоигры, просмотр телевизора. На такие дела уходит много времени, поэтому их нужно проверять или вообще отказываться от них.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подходит тем, кто хочет создать идеальный распорядок дня. Майкл Бреус, врач и клинический психолог, считает, что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, максимальной продуктивности и сна:

  • «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а ложиться спать следует не позднее 23 часов.
  • «Львы». Они могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, самые продуктивные с 10 до 17, им лучше уйти в сторону до 22:30.
  • «Волки». Они очень тяжело встают по утрам, у них график с 7:30 до 12:00, эффективно работают до 20:00 и легко ложатся спать в 00:00.
  • Дельфины. Люди с неистовым режимом сна, поэтому, даже если они встают с 6 до 10, они могут легко снова заснуть. Чтобы заснуть к полуночи, они должны убрать все экраны за два часа до сна. Пик их активности от 10 до 18 часов.

Бреус считает, что если вы адаптируете свой личный и рабочий график к своим биоритмам, качество жизни станет намного лучше.

Почему техники тайм-менеджмента не работают

«Кажется, что я все делаю правильно, правильно формулирую цели и расставляю приоритеты, но все же ваше тайм-менеджмент не работает.»

И такое тоже бывает, но это не повод расслабляться и опускать руки. Скорее всего, выбранный вами метод просто вам не подходит, ведь каждый человек индивидуален. И все методы у всех не подойдут. Но каждый метод можно адаптировать под себя.

Понаблюдайте за собой, что именно доставляет вам дискомфорт?

Вам может быть трудно делать важные дела утром, так как ваша максимальная эффективность приходится на послеобеденное время. Отрегулируйте технику под себя. Планируйте свой день так, чтобы «съесть лягушку» приходилось на полдень.

Или если вы не понимаете, как пользоваться Матрицей Эйзенхауэра, то не стоит себя мучить. Это займет больше времени, чтобы спланировать это. Используйте метод ABCD и расставьте приоритеты в своей повседневной деятельности.

Тайм-менеджмент не работает, если вы не делаете то, что вам не нравится. В конце концов, людей, которые вдохновлены и увлечены какой-либо идеей или своим делом, не следует заставлять выполнять какие-либо задачи, связанные с их направлением. Другой вопрос, когда ты делаешь то, что тебе не нравится. В этом случае никакие методы тайм-менеджмента не подойдут.

И снова .. наберитесь терпения. Принципы тайм-менеджмента работают на будущее, а не на краткосрочную перспективу.

Цели и задачи тайм-менеджмента

Основная цель в этом деле — научиться успевать за всем, что нужно в ограниченный промежуток времени для достижения поставленной цели. Эффективная система тайм-менеджмента помогает:

  • разработать программу действий в соответствии с их уровнем приоритетности;
  • распределить цели по степени важности;
  • разделить обязанности в команде и определить обязанности каждого члена рабочей группы;
  • строить поэтапный план каждого вида деятельности;
  • повысить продуктивность и эффективность организации труда;
  • найти скрытые временные резервы и исключить их нерациональное использование.

Каждая из этих областей управления временем представляет собой отдельную деятельность, которую можно разбить на второстепенные действия в соответствии с потребностями конкретного человека.

На первый взгляд может показаться, что тайм-менеджмент необходим, чтобы научиться работать усерднее. Возможно, для кого-то это так. Но на самом деле повышение личной эффективности призвано решить главную проблему: освободить свой график от всего лишнего, чтобы найти время в жизни для самой жизни.

Источники

  • https://georgytim.ru/tajm-menedzhment-chto-eto/
  • [https://dvayarda.ru/business/taym-menedzhment/]
  • [https://salid.ru/journal/tajm-menedzhment-osnovnye-pravila-upravleniya-vremenem]
  • [https://secretmag.ru/enciklopediya/chto-takoe-taim-menedzhment-obyasnyaem-prostymi-slovami.htm]
  • [https://hiterbober.ru/psychology-of-success/tajm-menedzhment-upravlenie-vremenem.html]
  • [https://4brain.ru/time/]
  • [https://iklife.ru/samorazvitie/tajm-menedzhment-chto-ehto-takoe.html]
  • [https://trends.rbc.ru/trends/education/606335659a7947a191c4b092]
  • [https://www.amway.ru/sovety/business/time-management]

Оцените статью
Блог про аффирмации